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Questions d’ordre général 

Comment puis-je remettre la Reka-Card dans mon entreprise ?

Vous pouvez remettre la Reka-Card dans votre entreprise, soit exceptionnellement à titre de prime dans le cadre d’un événement particulier, soit périodiquement à titre de prestation salariale accessoire (Fringe Benefit). À vous de décider sous quelle forme vous souhaitez utiliser la Reka-Card.

Quel est l’avantage de la Reka-Card pour moi en tant qu’employeur ?

La Reka-Card est un moyen de paiement très populaire que vos collaboratrices et collaborateurs apprécieront eux aussi. Elle est en outre exonérée d’impôts et de charges sociales – pour votre entreprise comme pour vos bénéficiaires. En remettant la Reka-Card par le biais d’un portail clients, vous bénéficiez par ailleurs d’un rabais de 1,5%.

Quelles sont les différentes formes monétaires Reka ?

L’argent Reka existe sous trois formes, chacune d’elles étant réservée à un usage spécifique, à savoir :

  • Reka-Pay (anciennement « chèque Reka ») pour le domaine des vacances, des loisirs, de la mobilité et de la restauration ;
  • Reka-Rail+ exclusivement pour la mobilité durable (p. ex. les transports publics) ;
  • Reka-Lunch pour la restauration.
Puis-je proposer plusieurs formes monétaires Reka ? 

Oui, bien sûr. À vous de décider combien de formes monétaires Reka vous souhaitez proposer à prix réduit à votre personnel. Les trois formes d’argent Reka sont toutes disponibles sur la Reka-Card.

Exonération des charges sociales et fiscales

Jusqu’à concurrence de quel montant n’est-il pas besoin de déclarer sur le certificat de salaire l’avoir Reka à prix réduit disponible sur la Reka-Card ?
  • Avoirs Reka-Pay et Reka-Rail+ remis à titre de prestation salariale accessoire (Fringe Benefit) : le montant de la réduction annuelle Reka n’est pas à déclarer sur le certificat de salaire, dès lors qu’il est inférieur ou égal à 600 francs par personne et par an. À titre d’exemple : un contingent d’une valeur de 3000 francs par personne obtenu avec un rabais de 20% génère une réduction de 600 francs.
  • Avoirs Reka-Lunch remis à titre de prestation salariale accessoire : la remise d’un avoir Reka-Lunch est à déclarer jusqu’à concurrence du montant fixé par l’AVS (au 1er janvier 2015 : 180 francs par mois) en cochant la case « G » du certificat de salaire.
  • Primes : la Reka-Card non nominative (Reka-Pay et Reka-Rail+) ainsi que le chèque Reka sont considérés comme des cadeaux en nature. Ils ne sont donc pas soumis à déclaration jusqu’à concurrence de 500 francs par événement (mariage, anniversaire de service spécial).
  • Vous trouverez dans ces directives des informations détaillées pour remplir le certificat de travail.
Si je verse une prime en plus de la prestation salariale accessoire, faudra-t-il prendre en compte la somme des deux montants pour le décompte de salaire ?

Non. Les prestations salariales accessoires et les primes sont traitées séparément pour le décompte de salaire (voir question plus haut).

Quel montant puis-je verser annuellement à titre de prime/cadeau ?

Les prestations au sens de l’art. 8, let. c, RAVS, telles que les cadeaux en nature accordés dans le cadre d’événements particuliers (mariage ou naissance d’un enfant) ainsi que les primes allouées à l’occasion de la réussite d’examens professionnels, revêtent un caractère exceptionnel. Leur montant total ne doit pas excéder 500 francs par an. La valeur déterminante est celle du prix de revient pour l’employeur. L’argent Reka à prix réduit versé à titre de prestation salariale accessoire est considéré différemment (voir chiffre marginal séparé). Il peut arriver que des prestations en nature (ch. m. 2071) et un cadeau en nature (ch. m. 2158) soient octroyés la même année. Dans ce cas, il sera tout à fait possible d’exclure ces deux prestations du salaire déterminant ou, le cas échéant, de les cumuler.

Pour des informations détaillées, veuillez consulter la page suivante : Directives sur le salaire déterminant dans l’AVS, AI et APG (DSD).

Est-il possible de cumuler différentes formes monétaires Reka (Reka-Pay, Reka-Lunch et Reka-Rail+) ? Si oui, quel est le montant limite par an et par personne de la réduction ?

Oui, il est possible de cumuler différentes formes monétaires Reka en tant que prestation salariale accessoire. Le montant de la réduction annuelle est limité à 600 francs par personne pour Reka-Pay et Reka-Rail+, à 2160 francs pour Reka-Lunch.

Calculateur pour évaluer le coût d’une prestation salariale accessoire (Fringe Benefit)

Je souhaite proposer un autre avoir/rabais que ceux affichés dans le calculateur.

Notre calculateur en ligne affiche une présélection de montants qui convient à la plupart des employeurs. Si vous souhaitez proposer un autre avoir/rabais, veuillez prendre contact avec nos services : par courriel à l’adresse sales@reka.chou par téléphone au +41 31 329 66 77.

Le calculateur ne propose pas l’option Reka-Rail+. Cette forme monétaire Reka n’est-elle plus disponible ?

Si, bien sûr. Reka-Rail+ peut aussi être proposé à titre de prestation salariale accessoire. Toutefois, la plupart des entreprises n’ont recours à cette forme monétaire que dans le cadre d’un budget de mobilité. Si cette forme monétaire vous intéresse, merci de contacter nos services : par courriel à l’adresse sales@reka.chou par téléphone au +41 31 329 66 77.

Mon offre a expiré – que faire ?

Toutes nos offres sont valables 60 jours, délai durant lequel vous pouvez les accepter en ligne pour conclure le contrat. Si votre offre est plus ancienne, veuillez déposer une nouvelle demande et la valider.

Commande de primes

Puis-je allouer une prime via la Reka-Card ?

Oui. Si votre entreprise ne dispose pas encore de Reka-Cards, vous pouvez charger des cartes non nominatives avec le montant souhaité puis les attribuer via le site Internet reka.ch/prime. Si votre entreprise possède déjà un compte en ligne Reka, vous pouvez alors créditer le montant de la prime à la personne de votre choix via la rubrique « Paiement pour événement ».

Comment puis-je obtenir des Reka-Cards pour des commandes de prime ?

La Reka-Card non nominative est une excellente une solution pour verser une prime à titre exceptionnel. En tant qu’employeur, vous pouvez commander le nombre de Reka-Cards et l’avoir correspondant souhaités sur le site reka.ch/prime. Votre entreprise ne pourra pas procéder au rechargement mais la personne titulaire de la carte pourra à tout moment effectuer cette opération dans les magasins Coop avec à la clé un rabais de 3%. La carte est délivrée gratuitement

Commandes de primes individuelles – expédiées directement au personnel

Nous traiterons volontiers les commandes de primes individuelles pour le compte de votre entreprise. Nous adresserons alors directement les Reka-Cards à vos collaboratrices et collaborateurs. N’hésitez pas à nous contacter à l’adresse suivante pour une offre sans engagement : sales@reka.ch.

Portail clients 

Le portail clients fait-il l’objet d’instructions particulières ? 

Oui. Les différentes fonctionnalités sont décrites en détail dans le mode d’emploi du portail clients pour les employeurs.

Dans l’espace « Support », vous trouverez également les réponses aux questions les plus fréquentes ainsi qu’un tutoriel vous présentant les principales fonctionnalités du portail clients.

Puis-je enregistrer une adresse électronique exclusivement dédiée aux factures ?  

Sous la rubrique « Profil entreprise » du portail clients, vous pouvez indiquer, en plus du rôle, le type de notification envoyée par courriel. Pour ce faire, veuillez sélectionner la fonctionnalité « Factures » dans l’espace de la personne concernée.

Est-il possible d’ajouter plusieurs administrateurs dans le profil de l’entreprise ?

Oui. Sur le portail clients, vous pouvez saisir des administrateurs supplémentaires et leur attribuer des autorisations. 
Les autorisations attribuées aux « superadministrateurs » donnent accès à toutes les fonctionnalités.
Les administrateurs ne sont pas habilités à ajouter de nouveaux administrateurs ni à activer ou à modifier de nouvelles formes monétaires Reka.

Enregistrer du personnel

Pourquoi la date de naissance de la collaboratrice ou du collaborateur constitue-t-elle un champ obligatoire ?

La saisie de la date de naissance permet d’identifier de manière univoque la personne titulaire du compte.

Est-il vraiment nécessaire de saisir le numéro AVS dans les données du personnel ? 

Cette information n’est pas obligatoire mais utile. Elle nous permet en effet de vérifier plus facilement si la personne était ou non d’ores et déjà titulaire d’un compte Reka chez un ex-employeur. Nous cryptons le numéro AVS. 

Engagements et départs de personnel

Comment puis-je enregistrer de nouveaux collaborateurs et collaboratrices de sorte qu’ils puissent obtenir de l’argent Reka à titre de prestation salariale accessoire ?

Vous pouvez enregistrer les nouveaux collaborateurs et collaboratrices directement sur le portail clients. Attribuez-leur ensuite le contingent de votre choix, afin qu’ils puissent retirer leur avoir Reka.

Les collaboratrices et collaborateurs rejoignant l’entreprise en cours d’année se voient-ils attribuer l’intégralité du contingent annuel ou uniquement un contingent calculé au prorata des mois de présence effective ? 

La décision vous appartient. Si besoin est, nous pourrons vous ouvrir un contingent limité que vous attribuerez aux personnes intégrant l’entreprise en cours d’année.

Comment dois-je signaler le départ de personnel ?

Vous devrez enregistrer le départ sur le portail clients. À noter que la date du départ doit toujours être ultérieure à la date de saisie.

Les personnes quittant l’entreprise peuvent-elles continuer à utiliser leur avoir ?

En tant qu’employeur, vous décidez si vous souhaitez continuer à régler les factures QR ouvertes ou les bloquer. Vous pouvez prendre la décision au cas par cas.

Lorsqu’une personne quitte l’entreprise, son compte reste activé et elle peut donc continuer à utiliser sa Reka-Card. Dans ce cas, nous vous prions de bien vouloir lui remettre notre dépliant.

Contingents

Comment et quand les factures QR pour l’achat d’argent Reka à prix réduit sont-elles envoyées au personnel ?

Une fois que vous aurez enregistré les données de vos collaboratrices et collaborateurs sur le portail clients et leur aurez attribué le contingent de votre choix, nous déclencherons l’envoi des factures QR, lesquelles leur parviendront directement. Dix jours plus tard environ, les collaboratrices et collaborateurs recevront les bulletins de versement avec un code QR à lecture numérique.

Combien de fois par an le personnel reçoit-il une facture QR pour l’utilisation de l’avoir à prix réduit sur la Reka-Card ?

Une fois par an. S’il arrive que des personnes perdent la facture QR, vous pourrez leur renvoyer le PDF par courriel via le portail clients. Vos collaboratrices et collaborateurs pourront aussi la consulter directement sur le portail clients.

Quand et comment le personnel Reka reçoit-il la Reka-Card et le code NIP correspondant ? 

Dès que les collaboratrices et collaborateurs effectuent un premier versement sur leur compte au moyen du bulletin correspondant, nous leur envoyons, dans un délai de cinq jours ouvrables, la Reka-Card et le code NIP par courrier séparé. Dès réception, la carte est prête à être utilisée.

Où puis-je visualiser le nombre de collaboratrices et collaborateurs ayant déjà utilisé l’avoir Reka à titre de prestation salariale accessoire ?

Sur le portail clients, un aperçu vous montre quels collaborateurs et collaboratrices ont utilisé leur avoir et à quelle date.

Les frais annuels de tenue de compte sont-ils également dus en l’absence de retrait d’argent Reka ?

Dès lors que les collaboratrices et collaborateurs possèdent un compte Reka ou y effectuent un premier versement, des frais annuels de tenue de compte sont facturés – et ce, qu’ils aient ou non utilisé leur contingent.

Factures

Comment la facture mensuelle m’est-elle adressée ?

La facture mensuelle vous est envoyée par courriel au format PDF. Vous pouvez également télécharger les informations détaillées à partir de votre portail clients.

Comment puis-je visualiser le détail de la facture ?

Vous trouverez le détail de la facture sur votre portail clients. Les collaboratrices et collaborateurs ayant effectué un achat d’argent Reka y figurent.

Paiement pour événement sur le portail clients

Comment puis-je effectuer un paiement pour événement/prime via le portail clients ?

À l’occasion d’une performance exceptionnelle, d’un anniversaire de service, d’un mariage ou d’un départ à la retraite, vous pouvez charger, à titre exceptionnel, un avoir sur la Reka-Card à l’aide de la fonctionnalité « Paiement pour événement ».

Pour les versements réguliers, veuillez saisir un ordre permanent.

Combien de temps faut-il pour que l’avoir soit crédité sur le compte de la collaboratrice ou du collaborateur ?

L’avoir est crédité dès le lendemain sur le compte de la personne destinataire.

Reka-Rail+

Qu’est-ce que Reka-Rail+ ?

Reka-Rail+ est un moyen de paiement dédié, à utiliser uniquement dans le cadre d’une mobilité respectueuse du climat – qu’il s’agisse de déplacements pour le travail ou les loisirs. Reka-Rail+ offre donc une bonne solution en tant que budget de mobilité.

Où mon personnel peut-il utiliser Reka-Rail+ ?

Reka-Rail+ peut être utilisé dans toute la Suisse, auprès de nombreux points d’acceptation et exclusivement pour des prestations de mobilité durable – et ce, directement chez les partenaires ou dans leur boutique en ligne.

Le réseau des points d’acceptation s’étoffe régulièrement. On y trouve des offres dans le domaine des transports publics, de la mobilité partagée ainsi que du premier et du dernier kilomètres.

Reka-Rail+ peut en outre être enregistré comme moyen de paiement dans de nombreuses applications, telles que Mobile CFF, Fairtiq, etc.

Si je décide de proposer Reka-Rail+ à mon personnel, quelle sera la charge de travail pour mon entreprise ?

Le processus mis en place pour la remise de Reka-Rail+ est en grande partie automatisé. La charge de travail est par conséquent limitée pour l’employeur. Pour plus de détails sur les différentes possibilités, veuillez contacter nos conseillères et conseillers par courriel à l’adresse sales@reka.ch ou par téléphone au +41 31 329 66 77.

Lorsque la gestion est externalisée chez Reka, les avoirs sont-ils sécurisés et la protection des données garantie ?

Reka est spécialisée dans la gestion des valeurs et le traitement des données.

Plus de 4000 employeurs utilisent l’argent Reka en tant que prestation. Grâce à notre longue expérience, nous garantissons le plus haut degré de sécurité et de fiabilité lors du traitement et de la gestion des données.

En tant qu’employeur, est-ce que je bénéficie d’avantages fiscaux pour la remise de Reka-Rail+ ?

La remise à prix réduit de Reka-Rail+ est en principe exonérée d’impôts et de charges sociales. Pour plus d’informations sur le sujet, veuillez contacter nos conseillères et conseillers par courriel à l’adresse sales@reka.ch ou par téléphone au +41 31 329 66 77.

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